Trabajo a domicilio: 10 factores que los empleadores deben considerar

Cada vez es más común que los empleados que trabajan tradicionalmente en la oficina trabajen desde sus hogares durante todo su tiempo de trabajo. Los datos de la Oficina de Estadísticas Nacionales muestran que 4,2 millones de personas en el Reino Unido pasaron al menos la mitad de su tiempo de trabajo en el hogar en 2014.

Algunas empresas sostienen que solo pueden prosperar si tienen a todos sus empleados bajo el mismo techo al mismo tiempo. Por otro lado, otros apuntan a la reducción de costos, la reducción del espacio de oficina, el aumento de la productividad que acompaña a una fuerza de trabajo más feliz y la capacidad de adaptarse a lo que de otro modo podrían ser factores perjudiciales.

Se trata de encontrar un equilibrio entre lo que funciona para el empleador y lo que es bueno para los empleados. Asumiendo que, como empleador, tiene la intención de aceptar a un empleado o empleados que trabajan desde su hogar, ¿qué debe considerar antes de acordar el trabajo a domicilio?

 Aquí hay diez factores a considerar:

# 1. Es el trabajo adecuado?

No todos los trabajos se pueden hacer de forma remota. Tendrá que considerar si el rol puede ser desempeñado tan bien lejos de la oficina por alguien que trabaje por su cuenta. También deberá estar satisfecho de que el empleado estará feliz de pasar largos períodos de tiempo solo, y lo suficientemente disciplinado como para no perder el tiempo viendo la televisión o distraerse indebidamente con asuntos domésticos.

# 2. ¿Cómo gestionará a los empleados que trabajan desde casa?

Deberá determinar qué nivel de contacto se espera entre el gerente, los miembros del equipo y el empleado. Se pueden requerir discusiones sobre el tiempo de trabajo, y si se requerirá que el empleado esté en la oficina en ciertos días, o para reuniones de equipo, y si el tiempo de oficina variará según las necesidades del negocio.

Si los arreglos van a funcionar, es esencial que haya confianza entre el trabajador a domicilio y su gerente.

# 3. ¿El empleado tiene un lugar adecuado para trabajar?

La imagen popular de alguien que trabaja desde casa es que pasan el tiempo sentados en el sofá vistiendo sus pijamas con una computadora portátil balanceada precariamente en su regazo mientras beben otra taza de café. Esto está lejos de ser ideal y pronto puede causar problemas de salud derivados de una mala postura.

Por lo tanto, es importante que el empleado tenga un lugar adecuado para trabajar y eso incluye tener una silla adecuada y una mesa de la altura correcta. No solo eso, no debe usarse al mismo tiempo por un propósito conflictivo.

Aquí hay un ejemplo real de algunos años atrás de una compañía para la que luego trabajé. Esa compañía empleó una cantidad de consultores de documentos que trabajaban desde casa. Una estaba casada con un propietario de pub cuya posada le proporcionaba comida caliente y fría que se preparaba en la cocina del piso del propietario, encima del bar. Fue desde allí que mi compañero de trabajo trabajó mientras el personal de la posada preparaba comida a su alrededor usando la misma mesa. También estaba el inevitable cable eléctrico para la computadora portátil que se arrastraba por el piso de la concurrida cocina. Huelga decir que estos arreglos de trabajo se detuvieron inmediatamente cuando se dieron a conocer. Eso nos lleva a ...

# 4. Salud y seguridad

Por ley, todos los empleadores son responsables del bienestar, la salud y la seguridad en el trabajo de sus empleados "en la medida de lo razonablemente posible", y deben llevar a cabo evaluaciones de riesgos. Esto incluye a los trabajadores a domicilio. Los empleadores deben evaluar los arreglos propuestos para el trabajo en el hogar antes de que comiencen y realizar reevaluaciones regulares, que pueden incluir estrés, aislamiento, equipo de trabajo, primeros auxilios y accidentes.

# 5. Equipo

¿Qué equipo usará el trabajador a domicilio y quién lo pagará? ¿Proporcionará él o ella su propio dispositivo, como una computadora, computadora portátil o tableta, teléfono y conexión a Internet? Si proporciona el equipo, ¿puede el empleado (y los miembros de su familia) usarlo para otros fines?

Es posible que los empleados discapacitados necesiten un equipo especial, que debe proporcionar a través de un ajuste razonable para su condición, tal como lo habría hecho si la persona hubiera estado en la oficina.

Si el empleado está utilizando su propio dispositivo, deberá asegurarse de que se establezcan los arreglos de mantenimiento adecuados para cuando surjan problemas de TI, ya que inevitablemente lo harán. ¿Hay algún otro deber que puedan realizar desde su casa en caso de que su dispositivo no funcione? Si no hay ninguno, ¿se le pedirá al empleado que se retire mientras se repara su dispositivo o trabaja desde la oficina?

Si proporciona el equipo, ¿sabe el empleado a quién llamar si hay una falla o un fallo? Además, ¿es factible para el soporte de TI de la compañía mantener equipos que pueden estar ubicados físicamente a muchos kilómetros de distancia?

# 6. Seguridad de los datos

Los empleados que trabajan desde su hogar deben comprender los procedimientos que deben seguir y lo que es y lo que no es un uso autorizado de los datos. Por ejemplo, debes considerar:

• ¿Quién tiene acceso a la computadora o dispositivo, y a cualquier información personal almacenada en él?
• ¿Cómo y cuándo se realizarán copias de seguridad de esos datos? ¿Cómo y dónde se almacenan esas copias de seguridad?
• ¿La casa del empleado se deja regularmente vacía? ¿Está apropiadamente asegurado?
• ¿La contraseña del software está protegida y los datos están encriptados?
• ¿Se guardarán los documentos y otros documentos de forma segura?
• ¿Cómo se transporta el trabajo desde el hogar a la oficina y viceversa?
• ¿Cómo se eliminarán los residuos confidenciales?

Los empleadores que están en negocios regulados, como los servicios financieros, deberán prestar mucha atención a verificar si permitir el trabajo en el hogar infringe cualquier requisito reglamentario impuesto tanto al empleador como al empleado. Esto es especialmente así si el empleado está usando su propio dispositivo.

# 7. Trabajo flexible

Una solicitud para trabajar desde casa puede formar parte de una solicitud de trabajo flexible. Cualquier empleado con al menos 26 semanas de servicio puede solicitar un trabajo flexible. Los empleadores deben considerar las solicitudes de una "manera razonable". El Código de Práctica de ACAS sobre el derecho a solicitar trabajo flexible proporciona una guía que los empleadores deben seguir.

Sin embargo, no existe el derecho a que se le permita trabajar de manera flexible. Todo lo que el empleado tiene derecho es hacer una solicitud para trabajar de manera flexible y que su solicitud se resuelva razonablemente.

El supuesto es que si se sigue el "Código de práctica ACAS sobre el manejo razonable de solicitudes para trabajar de forma flexible", la solicitud se ha tratado razonablemente.

Debe recordarse que el trabajo a domicilio no es un sustituto de los arreglos de cuidado adecuados. Si bien trabajar de manera flexible puede facilitar el trabajo de los horarios de entrega y entrega, los empleadores deben aclararle al empleado cuándo es el horario de trabajo y qué se espera de él durante el horario de trabajo.

# 8. Período de prueba

No todos los arreglos de trabajo en el hogar son totalmente exitosos ni desde el punto de vista del empleador ni desde el del empleado. Tener un período de prueba de una duración adecuada y acordada es una buena forma de ver si realmente es factible que el empleado trabaje desde su casa durante el tiempo que desee. Al final del período de prueba, ambas partes deben tener una reunión para revisar qué tan exitoso o no fue el trabajo en el hogar y qué lecciones se pueden aprender de él.

# 9. ¿Todos querrán trabajar desde casa?

Eso es poco probable por las siguientes razones:

• No todos los trabajos basados ​​en la oficina se prestan con éxito al trabajo a domicilio;
• Incluso cuando el trabajo a domicilio es factible, algunas personas deberán estar en la oficina, lo que significa que la oportunidad de trabajar desde casa no estará abierta para todos los que tengan el servicio calificado; y
• No todos querrán trabajar desde casa. Hay un aspecto social importante de trabajar con otras personas. La soledad y el aislamiento pueden ser problemas serios para los trabajadores a domicilio.

# 10. Disposiciones contractuales

El contrato de trabajo del empleado deberá tener algunas disposiciones especiales que normalmente no se encuentran en un contrato de trabajo tradicional basado en la oficina. Estas disposiciones adicionales incluirán:

• Notificar al empleador con anticipación cualquier cambio en la dirección del hogar del empleado para que se pueda llevar a cabo una nueva evaluación de riesgos antes de que comiencen a trabajar allí y para que la cobertura del seguro se pueda transferir a su nueva dirección;
• El derecho del empleador y su personal autorizado a ingresar al hogar del empleado en todo momento razonable mediante acuerdo previo para realizar una evaluación de riesgos e instalar, inspeccionar, mantener y eliminar la propiedad del empleador.

Con el desarrollo de la "economía gig", algunos empleados pueden optar por dejar de ser empleados y proporcionar servicios independientes en su lugar. Esto podría ser particularmente atractivo si el empleado tiene habilidades que puede proporcionar a varias empresas. Los empleadores deben asegurarse de que el empleado sea realmente un trabajador autónomo independiente, no un empleado o trabajador disfrazado.